Digitale Kommunikation - Machen wir uns schwierig, was so einfach sein könnte?

Details: Hauptkategorie: Presse; Kategorie: Fachmagazin

Sollte die Digitalisierung nicht alles einfacher, besser und flexibler machen? War es nicht das eigentliche Ziel der digitalen Transformation, insbesondere in der Arbeitswelt, Kommunikation und Kollaboration zu vereinfachen? Schneller interagieren, flexibles Zusammenarbeiten, mobil sein – das waren und sind noch immer die Schlagwörter, mit denen Lösungsanbieter werben.

Hybrid = einfach und flexibel?

In Zeiten, in denen hybride Arbeitsplätze zur Normalität geworden sind und mobiles Arbeiten zum guten Ton gehört, sollte es doch einfach sein, Lösungen einzusetzen, die auch die Zusammenarbeit erleichtern und die Kommunikation intern wie extern vereinfachen. Sollte man meinen, ist in vielen Unternehmen aber leider nicht so. Das liegt keinesfalls am Unwillen von Management und Mitarbeiter:innen. In der Tat liegt es eher an der aktuellen Überfrachtung des Marktes mit Lösungen und Werkzeugen für die digitale Kommunikation.

Viel hilft nicht viel

In vielen Unternehmen sieht der aktuelle Status so aus, dass für jeden Kommunikationskanal eine App genutzt wird und je nachdem, welche Lösung der Kunde bevorzugt, das Arsenal an Lösungen noch um eine weitere ergänzt wird. Chattet man mit dem Kollegen, nutzt man App A – vielleicht Teams, wechselt dann zu Lösungen wie Zoom, RingCentral oder 8x8 für den Video-Call mit dem Kunden, um dann zum Telefon zu greifen und Kunde B anzurufen, dann kurz E-Mails in Outlook oder auch Google schreiben und schließlich im Teammeeting mit Teams, Zoom oder Google Meet sitzen. Und daneben gibt es dann noch das CRM oder andere Datenbanken, Lösungen Video- und Bildbearbeitung, vielleicht noch Community-Lösungen, und Cloud-Speicher etc.

Aber ist das der Sinn der Digitalisierung? Denn der Zeitaufwand dieser komplexen Nutzung vieler verschiedener Kommunikationstools ist immens. Eine aktuelle Studie beziffert den Zeitaufwand mit mehr als einer Stunde pro Tag. Das sind im Jahr fast 32 Tage, die Mitarbeiter:innen damit verbringen, zwischen Apps hin und her zu navigieren. (Quelle) Dabei braucht nicht nur das Schließen und wieder Öffnen Zeit. Auch das Anmeldeprozedere, die Suche nach Informationen und das Einstellen von Audio- und Videogeräten ist zeitfressender, als es auf den ersten Blick scheint.

In Zeiten hybrider Arbeitsplätze kommt zudem auch die fehlende Work-Life-Balance hinzu. Sobald mehrere – teilweise zwischen 42 und 67 – Software-as-a-Service-Anwendungen verwendet werden, kann es schwierig sein, zwischen Arbeit und Privatleben Grenzen zu ziehen. (Quelle) Insbesondere, wenn diese auch auf dem Privathandy installiert sind und von jeder App Benachrichtigungen eingehen.

Neben dem Zeitaufwand und der Frustration von Arbeitnehmer:innen und sicher auch Interessenten und Kunden, die nicht so schnell wie gewünscht eine Antwort erhalten, bedeutet die Vielzahl an Apps auch einen immensen Kostenfaktor.

Denn die Verwendung mehrerer Tools erhöht die Komplexität der IT-Infrastruktur deutlich. Es sind mehr zu verwaltende Verträge, ein beträchtlich erhöhter Wartungsaufwand, höhere Kosten und ein erheblich gesteigerter Zeitaufwand zu bewältigen.

Fast 400.000 Euro können Unternehmen durch die Flut von genutzten Apps an Einnahmen verloren gehen.

Weniger ist oft mehr

Genug Gründe also, eine Lösung für diese Probleme zu finden. Und sie liegt eigentlich auf der Hand.

Vereinheitlichung ist das Stichwort. Und war da nicht was? War es nicht der Grundgedanke von Unified Communications, Kommunikation zu vereinheitlichen, Medien auf einer Plattform zu integrieren und somit auch die Zusammenarbeit zu vereinfachen? Und das schon vor mehr als 15 Jahren, als das Thema zum ersten Mal aufkam und in den Folgejahren zu einem wahren Buzzword avancierte.

Seitdem hat sich im Bereich der Kommunikation und Kollaboration tatsächlich viel getan. Insbesondere in den letzten beiden Jahren hat die Digitalisierung einen Schub erlebt. Die einen mussten, die anderen wollten das neue Arbeiten aktiv umsetzen. Gleichzeitig wurde der Markt aber auch mit Anbietern, Lösungen und Apps überflutet.

Gab es, als UC (Unified Communications) ein Thema wurde, nur wenige Lösungen, sieht das aktuell ganz anders aus. Aus dem Wunsch heraus, mit jedem Kunden, Interessenten und Kollegen mit der App zu kommunizieren, die er möchte, gehen Unternehmen nun quasi in der Flut von Apps unter.

Also: Back to the Roots. Besinnen Sie dich darauf, was das eigentliche Ziel des neuen Arbeitens und insbesondere von UCC (Unified Communications und Collaboration) sein sollte – flexibles Arbeiten und einfache Kommunikation und Zusammenarbeit.

Wir möchten Ihnen an dieser Stelle keine bestimmte Lösung für Kommunikation und Kollaboration empfehlen, denn die Auswahl ist von vielen verschiedenen Faktoren abhängig: Budget, DSGVO, Mitarbeiter- und Standortanzahl, Integration von Contact-Center-Lösungen, u. v. m.

Welche Lösung Sie als Unternehmen also letztendlich wählen, bleibt Ihnen überlassen. Um optimale Ergebnisse, Zufriedenheit, Motivation und Produktivität zu steigern, sollten aber folgende Punkt realisiert werden:

Verschlanken Sie die IT-Infrastruktur und nutzen Sie wenn möglich nur einen Anbieter für die Kommunikation: ein Vertrag zu verwalten, eine Lösung zu implementieren, reduzierte Kosten
Mitarbeiter:innen nutzen eine einzige Anwendung für alle Arten des Austauschs

Kein Wechseln der App mehr notwendig, da nur noch eine einzige Oberfläche genutzt wird
Die gesamte professionelle Kommunikation wird in einer einzigen App zusammengefasst

Single Sign-on

Nutzen Sie App-Integrationen für oft genutzte Lösungen auf Ihrer gewählten Plattform. Viele Anbieter setzen bei ihren UCaaS-Lösungen auf die Integration gängiger Apps. Dabei wird das Nutzererlebnis vereinfacht und Wechsel zwischen Anwendungen werden minimiert.
Modernde UCaaS-Lösungen bieten darüber hinaus weitere Features, die den Arbeitsalltag erleichtern und die Produktivität über die 23 gewonnen Minuten hinaus steigern. Durch den Einsatz von KI (Künstlicher Intelligenz) können beispielsweise Besprechungszusammenfassungen und Übersetzungen mit einem Klick erstellt werden, Arbeitsabläufe werden automatisiert und der Kontakt zum Kunden vereinfacht.

Wer seine Kommunikation also flexibel und produktiv gestalten und die Zusammenarbeit seiner Mitarbeiter:innen erleichtern möchte, der rettet sie vor der App-Flut und besinnt sich auf den Grundgedanken von UCC: Vereinheitlichung der Kommunikation.

„Einfach Anders Arbeiten“ ist seit mehr als 15 Jahren ‚sein‘ Thema - in Workshops, Beratungen, Publikationen und Events. Detlev Artelt ist Geschäftsführer der aixvox GmbH, einem herstellerunabhängigen Beratungsunternehmen aus Aachen. Der Experte für Online Arbeit des eco e.V. leitet die Kompetenzgruppe Business Communications bei der EuroCloud und ist auch als Sprecher, Moderator sowie Beirat auf internationalen Kongressen tätig. Zudem ist er Co-Founder des Beraternetzwerks NEUWORK. Unter dem Brand „Einfach Online Arbeiten - EOA.live“ bietet er zudem mit einem Team an Experten die Konzeption und Durchführung von virtuellen und hybriden Events an. Detlev Artelt ist Herausgeber und Autor der Fachbuchreihe „voice compass“, den „PRAXISTIPPS Kundenkommunikation“ sowie von „EINFACH ANDERS ARBEITEN“.