Erfolgreich führen auf Distanz - Das “New Normal” im Homeoffice

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Corona hat es uns gezeigt. Homeoffice geht auch in Deutschland! Waren vor Corona nur 5 % aller Beschäftigten in Deutschland im Homeoffice, waren es in der Mitte des Lockdowns fast 70 %. Auch heute arbeiten immer noch ca. 45 % zumindest teilweise im Homeoffice. Das wird auch in Zukunft so bleiben. Die Menschen haben die hybride Arbeitsform „Homeoffice“ schätzen gelernt.

SQUT: Arbeitest Du auch im Homeoffice und was machst Du da so?

Conradt: Ja, bei mir ist das Homeoffice schon immer der Standard-Arbeitsplatz, wenn ich nicht beim Kunden bin. Wir machen ja seit nunmehr fast sechs Jahren Blended Coaching und Blended-Learning-Konzepte für unsere Auftraggeber. Da war es nicht so schwer, komplett auf online umzustellen. Wir mussten natürlich einige Module auf ein professionelles Online-Format übertragen, jedoch war das Know-how bereits vorhanden. Dafür haben wir dann die kurze auftragslose Zeit genutzt, in der alle in der Corona-Schockstarre waren. Seitdem so viele Menschen im Homeoffice arbeiten, beraten wir auch Unternehmen zum Führen aus der Distanz und wie man grundsätzlich Homeoffices aufbaut und anbindet. Neuerdings haben wir auch ein Online-Seminar, das wir für die Bundesvereinigung der Mittelständischen Wirtschaft durchführen, in dem es darum geht, wie man professionell Online-Seminare konzipiert und durchführt.

SQUT: Reichen Sessel, Laptop und Kopfhörer für das Arbeiten im Homeoffice aus?

Conradt: Ein ganz klares Nein! Für die Übergangszeit war das sicher ok, denn alle mussten sich erstmal darum kümmern, dass das Unternehmen überhaupt weiterhin funktioniert. Wir gehen jetzt nach rund neun Monaten aber in eine Zeit, in der das nicht mehr akzeptabel ist. Wir sprechen ja auch vom „New Normal“ bei Homeoffices. Vor Corona waren gerade mal 5 % der Beschäftigten regelmäßig einen oder mehrere Tage im Homeoffice, heute sind es ca. 45 %. Das ergab eine aktuelle Befragung. Auf Statista findet man da viele interessante Daten. Aber nochmal zurück, weshalb das nicht akzeptabel ist. Der Arbeitgeber hat jede Menge an Vorschriften für die Arbeit im Homeoffice zu beachten und dazu gehören nicht nur versicherungstechnische Fragestellungen, sondern auch Themen der Ergonomie und des Datenschutzes. So muss der Arbeitgeber dafür sorgen, dass die Beschäftigten zu Hause einen ergonomischen Büroarbeitsplatz haben. In letzter Konsequenz muss der Arbeitgeber dafür aufkommen. Aber keine Angst. Wer mit uns arbeitet, wird nicht in Kostenfallen geraten. Wir haben ein großes Netzwerk mit unendlich vielen Möglichkeiten. Ähnlich ist es beim Datenschutz. Da muss man sich schon Gedanken machen, wie man damit umgeht. Die Beschäftigten können ja nicht einfach irgendwelche geschäftlichen Dokumente über ihren Papiermüll entsorgen.

SQUT: Nicht nur der Arbeitsort ändert sich, sondern auch die Führung der Mitarbeiter. Führen auf Distanz, geht das überhaupt?

Conradt: Führen auf Distanz geht ganz hervorragend, wenn die Führungskraft diese Art der Führung beherrscht. Viele denken, da ist doch kein Unterschied. Aber das ist ein Irrtum. Führen auf Distanz ist mit viel persönlicher Führungsarbeit verbunden. Das müssen Führungskräfte erst lernen. Am besten durch ein kurzes Seminar, das ist in einem halben Tag erledigt. Dann muss es allerdings auch umgesetzt werden. Ich denke, dass das den meisten Führungskräften klar ist. Aber wir haben ja bekanntlich kein Erkenntnis-, sondern ein Umsetzungsproblem.

SQUT: Kann man Mitarbeiter digital überhaupt dauerhaft motivieren?

Conradt: Grundsätzlich kann eine Führungskraft mal überhaupt keinen Beschäftigten motivieren, egal ob im Büro oder im Homeoffice! Aber die Führungskraft kann einen Rahmen schaffen, der motivierten Beschäftigten die Möglichkeiten gibt, mit vollem Einsatz und mit viel Freude zu arbeiten. Motivieren ist immer fremdgesteuert, Motivation kommt von mir selbst. Also das, was ich selbst gestalten kann, mache ich doch viel lieber.

SQUT: Ist man im Homeoffice oder im Büro produktiver?

Conradt: Wenn es der Führungskraft gelingt, so aus der Distanz zu führen, dass es den Menschen im Homeoffice Spaß macht, zu arbeiten, wenn man ihnen Vertrauen und Verantwortung gibt, dann sind sie sogar produktiver. Sie können sich in der Regel die Arbeitszeit im abgesprochenen Rahmen selbst einteilen und es steht nicht dauernd ein neugieriger Chef hinter ihnen. ? Jedoch gibt es auch Menschen, die kommen mit der Arbeit im Homeoffice nicht gut klar. Die haben oft Schwierigkeiten mit ihrer Tagesstruktur und es fehlt ihnen die Orientierung. Diese Menschen sollte man erlösen und ihnen die regelmäßige Arbeit im Office anbieten. Es gibt ja noch kein „Recht auf Homeoffice“ und der Arbeitgeber hat weiterhin die Befugnis, das selbst zu entscheiden. Falls es einen Betriebsrat gibt, muss man diesen allerdings beteiligen. Zusätzlich erlebe ich, dass häufig die Regeln für die Arbeit im Homeoffice nicht immer klar besprochen sind und am besten schriftlich festgehalten werden. Die Regeln kann jede Führungskraft in ihrem Rahmen mit den Beschäftigten absprechen. Das erleichtert vieles.

SQUT: Bringt Homeoffice automatisch auch Kontrollverlust mit sich?

Conradt: Die Führungskraft und der Kontrollverlust! Das ist wohl die größte Angst vieler Führungskräfte. Ich mache mich darüber nicht lustig. Ich habe das als angestellte Führungskraft viele Jahre selbst erlebt und ich hatte das Glück, schon 2007 erste Homeoffices einzurichten und entsprechend Erfahrung zu sammeln. Da war auch bei mir die Angst vor Kontrollverlust da. Das liegt leider in der Natur des Menschen. Wir neigen dazu, zunächst mal misstrauisch zu sein. Ich kann aber aus meiner langjährigen eigenen Erfahrung als Führungskraft und als Coach nur alle Führungskräfte ermutigen: „Gebt Euren Beschäftigten erst mal Vertrauen und Ihr werdet sehen. 95 % zahlen Euch das mit ganz viel Motivation und tollen Leistungen zurück.“

SQUT: Was muss man als Führungskraft beachten und mitbringen?

Conradt: Eine Führungskraft muss die „4M“ mitbringen. Das steht für „man muss Menschen mögen.“ Dazu muss eine Führungskraft einen hohen Empathieanteil haben und bereit sein, sich selbst zu reflektieren. Wir brauchen davon noch ganz viele. Ich erlebe häufig, dass Führungskräfte ihre Aufgabe nicht als Beruf, sondern eher als Berufung sehen. Das heißt, dass ich als Führungskraft eine solide und nachhaltige Ausbildung machen muss. Oft ist es so, dass die besten Mitarbeiter:innen zu Führungskräften gemacht werden. Das ist nicht immer eine gute Wahl, insbesondere dann nicht, wenn man diese ins kalte Wasser wirft und sie relativ wenig Unterstützung erfahren. Zwei oder drei Führungsseminare mit irgendwelchen theoretischen Grundlagen reichen dafür nicht aus. Auch die internen Schulungsabteilungen sind dafür aus meiner Sicht nicht geeignet, eben weil sie meist nur die Theorie weitergeben können. Ich kann mich nicht erinnern, in internen Schulungsbereichen jemals gestandene Führungskräfte gesehen zu haben, die dann auch noch eine Ausbildung zum Coach oder Mentor hatten. Die Hauptherausforderung ist, dass wir betriebswirtschaftlich gesehen bei der Anschaffung von Maschinen von Investitionen reden, bei der Förderung des wichtigsten Produktionsfaktors in einem Unternehmen, dem Menschen, aber von Kosten. Allerdings muss ich auch sagen, dass ich in der Branche einige Unternehmen kenne, die ihre Führungskräfte sehr gut entwickeln. Das ist häufig dann der Fall, wenn der Betrieb inhabergeführt ist.

SQUT: Wie stellt sich ein Unternehmen am besten für den Changeprozess auf?

Conradt: Ich denke, viele Unternehmen stellen sich bereits ganz ordentlich für den Change auf, weil sie da schon viel Erfahrung haben. Vernachlässigt wird nach meiner Wahrnehmung sehr häufig die Dauer von Changeprozessen und die Beteiligung der Betroffenen im Vorfeld. Auch Führungskräfte sind Beschäftigte und von denen verlangt man ganz oft, dass sie mit gutem Beispiel vorangehen. Das misslingt oft inhaltlich und zeitlich. Die beste Aufstellung hat ein Unternehmen aus meiner Sicht dann, wenn die Kommunikation schon im Vorfeld eines Changeprozesses beginnt und das Management nicht meint, alles geheimhalten zu müssen. Das frustriert sowohl die mittlere und untere Führungsebene als auch die Beschäftigten. Also benötigt es strukturierte Kommunikation, Einbindung aller Beschäftigten über die Installation von Change-Agents, die als Multiplikatoren wirken, und viel Geduld, um den Prozess sauber zu Ende zu bringen. Dann funktioniert es. Da läuft man dann auch mal Gefahr, dass schon die nächste Veränderung ansteht. Doch wenn die Menschen ordentlich begleitet werden und sie Orientierung und Sicherheit erfahren, dann klappt es auch mit Folge-Veränderungen.

SQUT: Was muss ich als Unternehmen alles an rechtlichen Themen beachten, wenn ich Beschäftigte dauerhaft im Homeoffice einsetze?

Conradt: Ich hatte ja bereits erwähnt, dass die rechtlichen Rahmenbedingungen sehr umfangreich sind. Unternehmen sollten auch nicht auf die Idee kommen, diese Regeln zu umgehen, indem sie das Homeoffice als „Mobileoffice“ titulieren, um bestimmte Rechtsvorschriften zu umgehen. Das wird nicht funktionieren. Ich kann zunächst mal empfehlen, sich die „Rechtsvorschrift Telearbeit“ des Deutschen Bundestages zu besorgen. Da ist auf knapp 20 Seiten sehr übersichtlich dargestellt, was es alles zu beachten gilt. Von der Definition eines Homeoffice über den Arbeitsvertrag, den Arbeitsschutz, die Mitbestimmung bis zum Datenschutz findet man dort alles. Wem das alles zu viel ist, kann sich natürlich sehr gerne an mich wenden. Ich mache aber keine Rechtsberatung!

SQUT: Wie hat sich der Wechsel ins Homeoffice auf Deinen Alltag ausgewirkt, jetzt wo die meisten Führungskräfte auch im Homeoffice sind?

Conradt: Auch bei mir sind die Auswirkungen auf den Alltag spürbar. Während wir vor Corona einen Online-Anteil von 20 bis 30 % hatten, ist es jetzt genau umgekehrt. Das meiste findet online statt und es funktioniert hervorragend. Natürlich möchte ich auch zukünftig den persönlichen Kontakt vor Ort nicht missen, doch auch bei den Modulen, bei denen ich skeptisch hinsichtlich der Umsetzung war, funktioniert es gut und wir erhalten tolle Feedbacks von unseren Auftraggebern und Coachees. Die Vorteile liegen auf der Hand. Wir sind erheblich flexibler in der zeitlichen Planung, da wir auch Module on demand anbieten. Qualifizierung kann dann stattfinden, wenn es der Betrieb erlaubt und nicht, wenn der Coach da ist. Über E-Classrooms können wir sehr flexibel kurze Weiterbildungen für mehrere Führungskräfte anbieten und über unsere Lernplattform noch Zusatzinformationen. Noch ein unbestrittener weiterer Vorteil ist aus meiner Beobachtung, dass wir durch diese Systematik in die Lage versetzt werden, die Führungskräfte erheblich länger und somit nachhaltiger zu begleiten und das, ohne das Budget zu erhöhen. Wir haben ja keine Reisekosten und keinen Zeitaufwand für die An- und Abreise. Das kann dann in längere Coachingzeiträume investiert werden.

Wirklich wichtig ist mir zum Schluss noch der Hinweis, dass bei aller Qualifizierung unbedingt darauf geachtet werden muss, dass auch der soziale Kontakt nicht zu kurz kommt und die Menschen nicht im Homeoffice vereinsamen. Wir haben da jede Menge Vorschläge, wie man das machen kann. Das beginnt mit „Cafeteria-Meetings“ und endet beim „Bier um vier“. (Man darf auch andere Getränke anbieten, die sich nicht auf „vier“ reimen.)